議事録

キクチです。

我々 Sphia メンバーは毎週土曜日に全体会議を実施しています。

しかし自分は今週来週と土曜に本業での仕事があるため、参加することができません。
アメリカにいる長谷も当然参加することができません。

しかし、会議内容は後から追いたいし、不在メンバーへ情報共有もしたい。
ここで議事録が重要になってきます。

今日は議事録についての話をしようと思います。


議事録を書く目的としては、2種類あります。

-----------------------
1. 情報の整理・共有
2. エビデンス
-----------------------

土曜の全体会議は内部会議なので、1 が目的となりますね。
アジェンダ、決定事項、決定経緯、残課題等が誰が見ても見やすくまとめられている必要があります。

会議に出席しなかった人が読んで理解できる書き方が重要だと思います。
途中でプロジェクトに参加したメンバーが後から見て分かるようにとか。

逆に、今の Sphia ではまだありませんが、クライアントとの会議の場合は、2 の議事録となってきます。
ここでの目的はエビデンス(証拠)ですので、後から言った言わないの問題にならないようにするために書きます。

究極のエビデンスとしては、一字一句逃さないテープおこしがありますね。
物凄い労力がかかりますけど。。


議事録書きも簡単にはできない重要なスキルだと思います。
見せ方、事実と意見の違いの整理、構成力等のスキルが必要となります。

今の Sphia の土曜の全体会議では、毎回当番制で議事録をとっていますので、全員でスキルを上げていきたいですね。